Créer un vrai rendez-vous Doctolib depuis Google Calendar (accès anticipé)

Jusqu'ici, la synchronisation Google Calendar → Doctolib créait des absences : le créneau était bloqué, point. Le mode rendez-vous de Docal.io franchit une étape qu'aucun autre outil ne propose : transformer un événement Google Calendar en véritable rendez-vous patient dans Doctolib, avec sa fiche patient. Fonctionnalité en accès anticipé, voici comment elle fonctionne.

Pour qui est-ce fait ?

Ce mode s'adresse aux praticiens dont une partie des réservations arrive en dehors de Doctolib :

• Un outil de réservation tiers (Zoho Bookings, Calendly, Cal.com...) utilisé pour une partie de l'activité
• Un site web de cabinet avec son propre formulaire de prise de rendez-vous
• Un secrétariat qui note les rendez-vous téléphoniques dans Google Agenda

Sans ce mode, ces rendez-vous n'existent dans Doctolib que comme des blocs "absence" anonymes. Avec ce mode, ils deviennent de vrais rendez-vous : la fiche patient est là, votre patientèle Doctolib reste complète et votre historique aussi.

Comment ça marche : le gabarit de description

Pas de syntaxe à mémoriser au quotidien : la configuration se fait une seule fois. La plupart des outils de réservation écrivent les informations du client dans la description de l'événement Google Calendar, toujours au même format. Vous copiez ce format dans les réglages de votre agenda Docal.io, en remplaçant les valeurs par des balises :

Informations client
Nom : {{firstName}} {{lastName}}
Email : {{email}}
Téléphone : {{phone}}
Date de naissance : {{birthdate}}

Ensuite, chaque fois qu'un événement arrive dans votre Google Calendar avec une description qui correspond, par exemple :

Informations client
Nom : Marie Dupont
Email : [email protected]
Téléphone : +33612345678
Date de naissance : 12/05/1988

... Docal.io reconnaît les informations, retrouve ou crée la fiche patient dans Doctolib, réserve le créneau et confirme le rendez-vous. Le titre de l'événement reste libre. Les balises disponibles couvrent l'essentiel d'une fiche patient : prénom, nom, email, téléphone, date de naissance, sexe, adresse, ville, lieu de naissance.

Les règles du jeu

• Trois informations obligatoires : prénom, nom et date de naissance valide (plusieurs formats acceptés : 12/05/1988, 1988-05-12, 12.05.1988...)
• Le motif de consultation est fixé par agenda dans vos réglages : tous les rendez-vous créés par ce canal utilisent le motif que vous avez choisi
• Filet de sécurité : si les informations sont incomplètes ou invalides, une absence classique est créée à la place ; le créneau n'est jamais laissé libre
• Modification : un événement déplacé dans Google Calendar est répercuté dans Doctolib (le rendez-vous est recréé sur le nouveau créneau)
• Annulation : un titre préfixé "Annulé :" (ou "Cancelled:", "Abgesagt:") annule le rendez-vous Doctolib

Pourquoi un accès anticipé ?

La fonctionnalité est en production et utilisée en cabinet, mais la configuration du gabarit demande un peu de rigueur : chaque outil de réservation a son propre format de description. Plutôt que d'ouvrir un bouton à tout le monde, nous préférons pour l'instant accompagner chaque activation : vous nous décrivez votre cas d'usage, nous validons le gabarit avec vous, et votre compte est activé.

Prérequis : un compte Docal.io avec le plan Premium (la synchronisation inversée est le socle de ce mode). Pour les développeurs et éditeurs, une API REST dédiée est également disponible en accès anticipé.

Conclusion

Le mode rendez-vous fait de Google Calendar un vrai canal d'entrée vers Doctolib : vos réservations externes deviennent des rendez-vous patients complets, sans ressaisie et sans trou dans votre patientèle.

Intéressé(e) ? Écrivez-nous à [email protected] en décrivant votre configuration : nous activons les comptes au fil de l'eau pendant l'accès anticipé.